Una circolare che arriva il giorno prima di un'uscita didattica. Istruzioni poco chiare su come usare il registro elettronico. Una richiesta di informazioni che resta senza risposta per giorni. Sono episodi piccoli, ma sono quelli che fanno dire ai genitori: "questa scuola è disorganizzata".
Nel team di Classifica Scuole c'è chi ha gestito una scuola per oltre vent'anni. E l'esperienza ci dice una cosa chiara: la qualità di una scuola si vede in aula, ma la sua affidabilità si vede soprattutto in segreteria.
Perché la segreteria conta così tanto
Un genitore incontra i docenti qualche volta all'anno. Con la segreteria, e con le comunicazioni che produce, ha a che fare quasi ogni settimana: iscrizioni, avvisi, calendari, pagamenti, certificati, uscite didattiche, orari.
La segreteria didattica, quella amministrativa, l'ufficio orientamento e ammissioni e il front office sono il primo contatto diretto tra la scuola e le famiglie. Per questo non sono semplici uffici di servizio: sono il volto quotidiano della scuola.
Una scuola può avere docenti eccellenti e programmi all'avanguardia, ma se la comunicazione con le famiglie è confusa, tardiva o difficile da raggiungere, l'esperienza complessiva ne risente. E con lei la serenità di genitori e studenti.
Per le famiglie: i segnali da osservare già durante la scelta
La buona notizia è che l'organizzazione di una scuola si può intuire fin dai primi contatti. Ecco alcuni segnali a cui prestare attenzione:
Tempi di risposta. Quando chiedete informazioni via email o telefono, quanto tempo passa prima di ricevere una risposta? E la risposta è completa?
Chiarezza delle informazioni. Sul sito e nei materiali della scuola trovate facilmente orari, costi, scadenze e modalità di iscrizione?
Accoglienza. All'open day o allo sportello, vi sentite accolti e ascoltati, o avete l'impressione di disturbare?
Un riferimento chiaro. Sapete a chi rivolgervi per le diverse esigenze: didattica, amministrazione, iscrizioni?
Strumenti di comunicazione. Come comunica la scuola con le famiglie durante l'anno? Registro elettronico, app, email? Ci sono indicazioni per imparare a usarli?
Sono domande semplici, che potete fare anche durante il colloquio di orientamento. Se volete prepararvi in modo completo, le checklist per il colloquio, con tutte le domande da fare divise per ogni ordine di scuola, sono disponibili con l'abbonamento Premium di Classifica Scuole.
Per le scuole: spesso basta poco
Molte difficoltà nella comunicazione con le famiglie non dipendono dalla buona volontà del personale, che anzi spesso lavora sotto pressione e senza strumenti adeguati. Dipendono dalla mancanza di processi chiari.
Un piano delle comunicazioni definito a inizio anno, con tempi di invio stabiliti. Modelli standard per avvisi e circolari. Una breve guida al registro elettronico consegnata a settembre. Tempi di risposta condivisi. Un riferimento chiaro per ogni tipo di richiesta. E un personale di segreteria riconosciuto e valorizzato per il ruolo strategico che svolge.
Sono interventi semplici, che non richiedono grandi investimenti ma cambiano profondamente l'esperienza delle famiglie e il clima all'interno della scuola.
Una scuola organizzata è una scuola che si prende cura
Chiarezza, puntualità e attenzione alle persone non sono dettagli. Sono il modo in cui una scuola dimostra, ogni giorno, di prendersi cura degli studenti e delle loro famiglie.
Per i genitori, osservare questi aspetti aiuta a scegliere con più consapevolezza. Per le scuole, curarli significa costruire fiducia, giorno dopo giorno.
Sei un dirigente o lavori in una scuola? Classifica Scuole, un progetto di EduNova Società Benefit, affianca scuole e istituzioni con un percorso dedicato al miglioramento dei processi e della comunicazione con le famiglie. Scrivici per saperne di più.
